직장인이 갖추어야 할 기술 중에 하나가 보고서 잘 쓰기이다. 구두로 보고하는 경우도 있지만 문서로 보고하는 이유 중에 하나는 자료로 남겨야 하기 때문이다.
자료의 용도는 여러가지가 있는데 업무의 실행부터 마무리까지의 진행현황을 근거로 남겨 책임소재를 명확하게 하고 이를 데이터화하여 지식을 축적하는 데에 있다.
또한 실무적으로는 보고 받는 상급자가 정확한 정보를 파악하여 성공적인 의사결정을 함에도 유용하게 쓰인다.
이렇듯 중요한 역할을 하는 보고서이기에 업무에 큰 비중을 차지하고 작성자는 스트레스를 적지 않게 받는다.
이러한 부분을 감안하여 중요한 보고 이외에는 구두보고로 대체하는 기업들도 더러 있다.
구인구직 플랫폼 사람인이 직장인 1,227명을 대상으로 ‘업무 중 보고서 작성 비중과 그에 따른 스트레스’ 관련 설문조사를 한 결과 응답자의 65.4%가 보고서 작성으로 스트레스를 받는다고 했으며, 평균적으로 업무 시간의 1/3(35%)을 보고서 작성에 할애하는 것으로 집계됐다.
보고서 작성에 스트레스를 받는 이유로는 ‘갑자기 시키는 경우가 많아서’(47%, 복수응답)이 가장 많았다. 이어 ‘잘 알지 못하는 내용을 써야 할 때도 많아서’(38.4%), ‘잦은 보고서 작성으로 업무 할 시간이 없어서’(35.7%), ‘촉박한 마감 기한 때문에’(35.5%), ‘서식 등 보고서 형식 부분이 까다로워서’(20.8%), ‘자료수집에 시간이 많이 걸려서’(17.2%), ‘보고서를 쓴 사람이 책임을 져야 해서’(16.5%) 등이 있었다.
보고서 스트레스는 ‘항상 받는다’(55.5%)의 비율이 제일 높았고, ‘분기’(15.1%), ‘상/하반기 플랜 시즌’(11.1%), ‘내년 계획 시즌’(7.7%) 등의 순으로 스트레스가 높았다. 보고서 빈도는 ‘주 1-2회’(52.7%) 작성한다는 직장인이 가장 많았고, ‘수시로 작성’(31.4%), ‘주 3-4회’(15.8%) 순이었다.
작성한 보고서가 중요한 역할을 한다는 직장인은 48.6%로 절반에 못 미쳤다. 51.4%는 ‘쓸데없는 보고서’라고 답했다.
반면, 보고서를 작성하는 능력이 ‘개인 역량 평가에 중요한 역할을 한다’(53.4%)는 응답은 절반이 넘었다. 역량평가에 보고서가 중요하다고 생각하는 이유는 ‘보고서를 잘 쓰면 업무도 잘 한다는 인상을 줘서’(52.4%, 복수응답)가 가장 많았고, 다음으로 ‘기업 내 커뮤니케이션 역할이기 때문에’(50.8%), ‘보고서 없이는 서로 업무 파악이 어렵기 때문에’(33.4%), ‘상사와 직접 대면할 수 있는 기회라서’(12.1%) 등의 순이었다.
직장인들이 전하는 보고서 잘 쓰는 노하우는 ‘사실 위주의 짧은 문장으로 최대한 간략하게’(47.5%, 복수응답), ‘잘 쓴 기존 보고서 양식 벤치마킹’(36.8%), ‘상사가 좋아하는 스타일에 무조건 맞춘다’(32.1%), ‘상사, 선배 등에게 조언을 구한다’(20.1%) 등이 있었다.
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